Ia adalah pengalaman yang mengujakan untuk membeli atau sewa mesin fotostat baharu untuk pejabat anda.
Mesin fotostat pada masa kini dilengkapi dengan pelbagai ciri untuk memastikan peranti itu boleh memenuhi permintaan rumit cetakan atau salinan.
Memilih peralatan yang betul bukan sahaja boleh meningkatkan produktiviti pasukan anda tetapi juga boleh menggantikan pelbagai peralatan pejabat lain dengan hanya satu peranti.
Sebaik sahaja anda memutuskan untuk mendapatkan mesin fotokopi untuk pejabat anda, pembekal anda akan menghubungi anda dengan perjanjian penyenggaraan mesin fotokopi.
Dokumen ini adalah satu keperluan untuk melindungi anda pada masa hadapan. Jadi, adalah penting untuk memahami tujuannya dan bagaimana ia boleh membantu anda.
Mari kita mulakan dari asas.
Apakah itu Kontrak Perkhidmatan Mesin Fotostat
Kontrak perkhidmatan mesin fotokopi adalah umpama insurans kesihatan untuk mesin anda.
Sama seperti insurans perubatan membantu anda menganggarkan perbelanjaan berkaitan kesihatan anda dengan lebih cekap, perjanjian perkhidmatan mesin fotokopi melindungi anda daripada menanggung kos tambahan akibat daripada kos pembaikian yang tinggi.
Jadi, secara amnya, tujuan utama kontrak penyenggaraan mesin fotostat adalah untuk memanjangkan jangka hayat mesin fotostat dan memastikan ia terus beroperasi dalam keadaan terbaik.
Sekiranya mesin fotostat anda tersekat atau rosak, perjanjian ini membolehkan anda menghubungi pakar teknikal dari syarikat pembekal untuk menyelesaikan isu tersebut.
Perjanjian perkhidmatan mesin fotokopi ialah pendekatan pelbagai guna yang meliputi alat ganti mesin anda, toner/dakwat, penyenggaraan berterusan dan pembaikan kecemasan.
Bagaimanakah Perjanjian Perkhidmatan Mesin Fotokopi Berfungsi?
Apabila memeterai kontrak, pihak pembekal akan memberi anda pilihan yang berbeza untuk perkhidmatan penyenggaraan.
Berikut adalah beberapa pilihan anda:
Bayaran Pajakan Semua-dalam-Satu
Bayaran pajakan bulanan tetap untuk mesin fotokopi akan meliputi jumlah cetakan tetap yang boleh anda buat setiap bulan tanpa sebarang bayaran. Jika anda memajak pencetak berwarna, kemungkinan besar ia akan menyertakan set cetakan hitam dan putih serta cetakan berwarna.
Jika jumlah cetakan anda melebihi jumlah salinan yang diperuntukkan, anda akan dikenakan bayaran tertentu setiap salinan.
Memandangkan bayaran bulanan adalah tetap, anda terpaksa membayar untuk bilangan cetakan yang anda tidak gunakan.
Pajakan dan Penyelenggaraan adalah Berasingan
Lebih dikenali sebagai kontrak kos setiap salinan, caj penyenggaraan dan caj pajakan adalah berasingan dalam kontrak ini.
Dalam perjanjian penyenggaraan, anda akan mendapat perkhidmatan pencegahan yang meliputi alat ganti, bekalan dan latihan tanpa had. Kebaikan kontrak ini ialah anda tidak perlu membayar apa-apa yang anda tidak gunakan.
Andaikan perjanjian kontrak anda mengatakan bahawa anda membayar harga tertentu untuk setiap salinan. Dalam kes ini, pembekal anda akan mendarab bilangan salinan dengan harga itu. Cara ini lebih jimat untuk perniagaan kecil dan perniagaan sederhana.
Biasanya, caj penyenggaraan dan caj salinan akan diasingkan kepada dua bil bulanan.
Guna-dan-Bayar
Guna-dan-Bayar bermakna anda perlu membayar perkhidmatan pembaikan atau penyenggaraan apabila perlu.
Ini tidak digalakkan kerana pembaikan akan menjadi lebih kerap apabila mesin fotokopi menjadi usang. Selain itu, anda perlu membayar kos toner dari poket anda.
Apa yang Termasuk dalam Perjanjian Penyenggaraan Mesin Fotostat?
Perjanjian penyenggaraan berbeza-beza bergantung kepada vendor.
Walau bagaimanapun, terdapat beberapa perkhidmatan yang biasanya akan ditawarkan dalam perjanjian perkhidmatan mesin fotokopi.
Dalam kebanyakan kes, perjanjian ini akan meliputi apa sahaja yang diperlukan untuk operasi biasa mesin.
Namun begitu, ada sesetengah isu seperti kokot (staple), kertas dan masalah berkaitan rangkaian adalah tidak berkenaan.
Oleh itu, adalah dinasihatkan untuk menyemak senarai pengecualian dalam perjanjian perkhidmatan sebelum menandatangani kontrak.
Berikut ialah contoh perjanjian perkhidmatan mesin fotokopi. Anda dapat perhatikan bahawa beberapa perkara yang termasuk dalam perjanjian adalah:
Penerangan Umum Mesin Fotokopi
Butiran mesin fotokopi, nombor sirinya, bilangan aksesori dan butiran pembekal perkhidmatan disertakan di sini.
Jumlah Caj
Bahagian ini termasuk caj sewa/bulan, amaun deposit dan caj meter bulanan.
Tempoh Sewa
Di sini, jumlah tempoh kontrak selepas ia ditandatangani akan disebut bersama dengan tarikh mula dan tamat.
Toner
Mesin fotokopi komersial moden menggunakan toner dan bukannya dakwat kerana ia boleh mencetak bilangan halaman yang besar hanya dengan menggunakan satu kartrij toner.
Dalam kebanyakan perjanjian perkhidmatan, akan tertera satu klausa yang menyatakan pembekal akan bertanggungjawab menyediakan toner kepada pelanggan berdasarkan permintaan.
Mesin canggih dengan keupayaan rangkaian mempunyai fungsi amaran automatik di mana amaran akan dihantar kepada pembekal apabila toner hampir habis.
Alat Ganti & Bekalan
Perjanjian perkhidmatan mesin fotokopi selalunya meliputi perlindungan untuk alat ganti dan bekalan yang rosak.
Penggantian atau pembaikan akan disediakan untuk unit dram (drum unit), roller, fius, panel operasi, papan elektronik (PCB board), dsb.
Memiliki perjanjian perkhidmatan mesin fotokopi semestinya memberi manfaat kepada anda kerana anda boleh mendapatkan perkhidmatan daripada pakar juruteknik yang mahir dalam pembaikan.
Diagnostik & Buruh
Syarikat pembekal mesin fotokopi sering menanggung kos buruh untuk menempatkan juruteknik mereka ke tapak pengguna. Jika lokasi pembaikan adalah jauh, perbelanjaan perjalanan akan bertambah.
Mereka juga menggaji kakitangan untuk memerhatikan amaran yang dihantar daripada mesin fotokopi secara jarak jauh dan memberikan bantuan semasa kecemasan.
Jika anda bercadang untuk membayar penyenggaraan tanpa perjanjian perkhidmatan, ia mungkin membebankan jika mesin fotokopi anda memerlukan pembaikan yang kerap.
Mempunyai perjanjian perkhidmatan mesin fotokopi bermakna anda boleh membaiki mesin fotokopi anda tanpa kos tambahan, kecuali pengecualian yang telah dipersetujui semasa menandatangani kontrak.
Apakah Faedah Kontrak Penyenggaraan Mesin Fotokopi?
Melabur dalam kontrak penyenggaraan mesin fotokopi boleh mendatangkan banyak faedah.
1. Elakkan Kos Tambahan untuk Pembaikan
Kontrak perkhidmatan mesin fotokopi boleh membantu anda mengurangkan kos penyenggaraan atau pembaikan yang tidak dijangka secara drastik jika mesin fotokopi berhenti berfungsi.
Apa yang anda perlu lakukan ialah menghubungi pembekal, dan pembaikan anda akan dilakukan tanpa kos tambahan. Tanpa kontrak perkhidmatan, penyelenggaraan mesin fotokopi anda boleh menelan kos pembaikan ratusan ringgit.
2. Ketidakfungsian Minimum
Mari pertimbangkan senario di mana mesin fotokopi anda rosak semasa anda mahu membuat salinan dengan segera. Setiap minit yang dibazirkan akan menjejaskan tahap produktiviti anda secara serius.
Dengan mempunyai perjanjian pembaikan/perkhidmatan, mesin fotokopi anda boleh dibaiki dalam tempoh yang singkat. Selain itu, penyenggaraan berkala juga akan membantu mencegah kerosakan yang tidak dijangka.
Jika pembaikan mengambil masa yang lebih lama daripada yang dijangkakan, pembekal anda mungkin membenarkan anda menggunakan mesin fotokopi gantian sehingga masalah diselesaikan.
3. Bahan Habis Pakai Disertakan
Perjanjian perkhidmatan mesin fotokopi yang bagus akan meliputi bahan habis pakai yang diperlukan. Anda mungkin kehabisan dakwat toner semasa melakukan penyalinan yang diperlukan segera.
Anda boleh memasukkan perkara seperti memesan bahan habis pakai yang memerlukan penggantian segera ke dalam kontrak perkhidmatan. Pembekal perkhidmatan tertentu boleh memantau peranti anda dari jarak jauh dan menghantar bahan yang diperlukan (seperti toner) sebaik sahaja mereka mendapati ia hampir habis.
Oleh itu, mempunyai kontrak perkhidmatan yang bagus boleh membantu anda mengurangkan perbelanjaan yang tidak diperlukan dan mendapat ketenangan fikiran.
Apa yang Mempengaruhi Harga/Kos Kontrak Perkhidmatan Mesin Fotostat?
Berikut ialah beberapa elemen yang dikaitkan dengan kos kontrak perkhidmatan mesin fotokopi:
Kelajuan & Pengeluaran Kertas
Kelajuan operasi dan pengeluaran yang diperlukan memainkan peranan penting dalam menentukan kos kontrak perkhidmatan mesin fotokopi.
Semakin tinggi pengeluaran dan volum yang diperlukan, semakin tinggi kosnya.
Contohnya, jika anda menggunakan mesin fotokopi pada kapasiti 80%, caj penyenggaraan akan lebih tinggi daripada pejabat yang menggunakan hanya 20% daripada kapasiti mesin fotokopi.
Usia Mesin
Keperluan penyelenggaraan untuk mesin fotokopi yang sangat berusia akan lebih tinggi daripada yang baru.
Bahagian mesin akan haus sejajar dengan usia, dan selepas tempoh tertentu, penggantian yang lebih kerap mungkin diperlukan dan ini akan menjejaskan kos penyenggaraan.
Faktor-faktor Lain
Beberapa faktor-faktor lain yang menentukan harga kontrak perkhidmatan mesin fotokopi ialah:
- Apakah perisian yang dipasang dalam mesin fotostat, dan kemaskini yang diperlukan?
- Adakah mesin fotokopi anda berwarna atau hitam/putih?
- Berapa kerapkah anda perlu menukar alat ganti?
- Adakah alat ganti mesin fotokopi anda mudah didapati di pasaran?
Ketahui 3 Perangkap Sewa Mesin Fotostat Murah Yang Perlu Dielakkan semasa memajak mesin fotostat dan pelajari cara melindungi diri anda apabila mendapat tawaran kontrak yang sukar dipercayai.
Apakah yang Perlu Dicari Semasa Memilih Syarikat Penyenggaraan Mesin Fotokopi?
Anda boleh mendapatkan perkhidmatan penyenggaraan atau pembaikan mesin fotokopi daripada syarikat yang menyokong jenama mesin fotostat anda.
Teknologi percetakan dan alat ganti sangat berbeza bergantung kepada syarikat yang mengeluarkan jenama tersebut.
Sebagai contoh, jika anda telah membeli atau memajak mesin fotokopi tertentu daripada sesebuah syarikat, anda perlu mendapatkan bantuan pembekal yang diperakui untuk menyenggara atau membaiki produk tersebut.
Pembekal biasanya keberatan untuk menyenggara produk yang tidak dipajak atau dijual oleh mereka.
Apabila anda mencari syarikat penyelenggaraan, pastikan anda menyemak perkara-perkara berikut:
- Adakah mereka akan menyediakan perkhidmatan untuk mesin penyalin yang belum dihantar?
- Pengalaman juruteknik mereka.
- Purata masa tindak balas. Ia boleh mengambil masa beberapa jam untuk sesetengah syarikat, manakala yang lain mungkin mengambil masa beberapa hari.
- Apakah masa minimum yang diambil oleh juruteknik untuk mengenalpasti dan menyelesaikan masalah?
Jangan lupa bandingkan sebut harga daripada pembekal perkhidmatan yang berbeza dan pilih mana yang sesuai dengan bajet dan keperluan anda.
Patutkah Saya Mendapatkan Perjanjian Penyenggaraan Mesin Fotokopi?
Jika anda bercadang untuk membeli mesin fotostat baru, anda dinasihatkan untuk mendapatkan perjanjian penyenggaraan bersama.
Perjanjian penyenggaraan membantu menampung isu yang mungkin berlaku semasa kerosakan serta caj pembaikan yang tinggi.
Jika anda mempunyai perjanjian perkhidmatan untuk mesin fotokopi anda, anda akan berasa lebih tenang kerana anda sudah bersedia menghadapi sebarang kerosakan yang tidak dijangka dan penyenggaraan mesin.
Anda cuma perlu mengangkat telefon anda dan hubungi pembekal anda sekiranya berlaku kerosakan.
Kesimpulan
Artikel ini telah menyebut beberapa perkara mendalam bagi pelbagai jenis kontrak penyenggaraan mesin fotostat.
Pastikan anda memilih kontrak perkhidmatan bergantung kepada keperluan khusus anda.
Memilih kontrak perkhidmatan mesin fotostat adalah amat bermanfaat dalam jangka masa panjang dan membantu memastikan ketenangan fikiran anda.
The Copier Guy menawarkan pakej sewa mesin fotostat bulanan yang merangkumi kontrak penyenggaraan mesin yang pasti memuaskan. Whatsapp kami untuk sebut harga!
